公司登記案件進度不是打電話問：查詢入口、收文號與狀態說明

作者｜紅點商務中心　林鼎鈞律師・郭庭佑執行長

送出公司設立登記申請之後，接下來最常出現的心情大概就是：怎麼還沒收到消息？是不是哪裡出問題了？想知道案件辦到哪一步，其實不用打電話問，官方就有線上查詢系統可以自己查。以我多年協助客戶處理設立登記案件的經驗，這大概是送件之後被問最多次的問題——這篇把查詢入口、要輸入什麼資料、查到的狀態代表什麼意思，一次講清楚，也會提醒一個很多人會搞混的地方——你以為的「查公司登記」，跟「查案件進度」，其實是兩件不同的事。

送出登記申請後，第一件事：拿到你的收文號

不管是臨櫃送件還是線上申辦，案件送出之後，你會拿到一張收據，收據右上方會印一組收文號，這組號碼是之後查詢案件進度最重要的依據。

建議收到收據之後，先把收文號拍照或抄下來存好——這是後面所有查詢動作的起點，如果弄丟了，還是可以改用統一編號或公司名稱查，但收文號通常是最準確、最不容易查錯的方式。

如果你是委託代辦業者送件，收文號通常會由對方代為保管，建議還是主動跟對方要一份收文號的紀錄，自己留底。理由很簡單：查詢系統是公開的，任何人拿到正確的收文號都能查，你自己手上有這組號碼，遇到需要確認進度、或代辦業者一時聯繫不上的情況，才不會完全處於狀況外。

公司登記案件進度要去哪裡查

最官方的查詢管道是經濟部「全國商工行政服務入口網」裡的「公司登記案件進度查詢」系統。實際操作步驟大致是：

1. 進入全國商工行政服務入口網（gcis.nat.gov.tw）。
2. 點選「公司登記」項下的「公司登記案件進度查詢」。
3. 先選擇當初送件的登記機關（例如桃園市政府）。
4. 任選一個欄位輸入查詢條件：

• 收文號：位於收據右上方，輸入前9碼，且要正確的半形數字。
• 統一編號：公司的8碼統編。
• 公司名稱：至少輸入2個以上的中英文字。
• 預查編號：如果是查名稱預查階段，需要輸入完整的9位數預查編號。

1. 送出查詢，系統會顯示符合條件案件的收文號、收文日期、統一編號、公司名稱等摘要資料，點進去還可以看到更詳細的處理狀況。

如果你人在台北市，臺北市商業處另外提供電話語音查詢專線（02-4121166），可以選擇查詢基本資料或案件進度，查完還能選擇直接傳真接收結果，對不熟悉線上系統操作的人來說是另一個選擇。桃園、中壢等其他縣市目前沒有查到對應的電話語音查詢服務，建議還是以線上系統查詢為主，或直接致電當地商業處確認（送件前完整的登記流程說明，可參考公司登記怎麼辦）。

名稱預查進度、登記案件進度，是兩個不同的查詢系統

這是很多人第一次辦登記時會搞混的地方。公司設立分成兩個階段：先申請「公司名稱及所營事業預查」，核准之後才能送出正式的設立登記申請。這兩個階段，查詢進度用的是兩個不同的系統：

查詢系統	對應階段	查詢用資料
預查案件進度查詢	公司名稱及所營事業預查	預查編號、公司名稱
公司登記案件進度查詢	正式設立登記送件後	收文號、統一編號、公司名稱

如果你的名稱預查已經核准，卻拿預查編號去「登記案件進度查詢」系統查，是查不到資料的——因為那已經是不同階段、不同系統了。反過來，如果你已經送出正式設立登記，還在用預查編號查詢，同樣查不到最新狀況。搞清楚自己目前在哪個階段，是查對系統的第一步。

查詢結果的案件狀態，代表什麼意思

查到案件資料之後，畫面上通常會顯示目前的處理狀態，常見的幾種：

• 收件中：案件已送達，還沒開始實質審查。
• 審查中：機關正在審核你送出的文件與登記事項。
• 補正中：機關發現文件有缺漏或不齊全，已經通知你補件。
• 已核准：登記完成，可以準備領取相關文件。

「補正中」不代表案件被拒絕，只是機關需要你補充或修正資料才能繼續往下審核，是登記流程中相對常見的一個環節，不用太緊張。

收到補正通知怎麼辦

如果查詢結果顯示「補正中」，或你收到機關的補正通知，可以透過線上系統上傳補正資料、親自臨櫃辦理、用郵寄方式寄送，或用電子郵件傳送，管道算是相對彈性。

補正通知上通常會載明需要補充或修正的具體項目，以及辦理的期限。機關指定的補正期限請務必以個案通知內容為準——因為每個案件缺漏的項目不同，期限的計算方式也可能不同，這裡沒有一個放諸四海皆準的天數可以套用，收到通知時仔細看清楚上面寫的截止日期最保險。

可以申請加快辦理速度嗎

不少人送件後會想，能不能花錢加快處理速度。目前公開資料沒有查到全國統一的「速件」加費申辦制度或明確的加急規費（各項登記本身的政府規費金額，可參考公司登記規費多少錢），各地方政府商業處與經濟部商業發展署的實際受理彈性可能有所不同。如果你的案件真的有時效壓力（例如趕著開公司戶、投標期限逼近），建議直接洽詢受理登記的機關窗口，說明你的情況，會比自行猜測有沒有加速管道更準確。

查不到案件資料？先確認這幾件事

以我多年協助客戶處理設立登記案件的經驗，客戶查不到案件資料，很少是真的出了什麼問題，多半是查詢欄位填錯。最常見的兩種狀況：

第一種，把「查案件進度」跟「查公司登記資料」這兩件事搞混了。「公司登記案件進度查詢」查的是你自己送出去、還在處理中的申請案件；如果你想查的是「某家已經登記完成的公司資料」（例如統編、負責人、登記地址），那是另一套查詢服務（商工登記公示資料查詢，可參考公司登記查詢怎麼查），輸入收文號在那邊反而查不到東西。

第二種，資料輸入方式不對。比較常見的是把品牌名稱、招牌名稱當成公司正式登記的全銜去查，或是把收文號跟統一編號搞混——這兩組數字長得不太一樣，但緊張的時候確實容易看錯輸錯。

遇到查無資料，先重新核對一次收據上的收文號有沒有抄對、公司名稱是不是用登記時的正式全銜，通常就能解決大部分的問題。如果核對過還是查不到，也不要太快下「案件不見了」的結論——有些情況是案件剛送出、系統還沒同步更新資料，隔一段時間（例如一個工作天）之後再查一次，通常就會出現了；真的隔了好幾天都查不到，才需要直接聯繫受理機關確認。

委託代辦業者，還要自己查進度嗎

如果你的設立登記是委託會計師事務所或商務中心代辦，代辦業者通常會主動追蹤案件狀態，但這不代表你完全不需要關心進度。以我實務上的觀察，自己也保留一份收文號、偶爾上系統確認一下狀態，是比較安心的做法——尤其如果代辦業者同時處理很多案件，你自己掌握進度，遇到補正這類需要你本人配合提供資料的情況時，才能第一時間反應，不會因為訊息傳遞多一層而拖到時間。

實務上比較好的做法是，送件之後跟代辦業者確認一次收文號，並約定好「如果狀態變成補正中，誰負責第一時間通知」——這種小地方先講清楚，比事後互相以為對方會處理、結果雙方都沒注意到補正期限來得保險。畢竟補正期限是機關通知裡明確載明的，一旦超過，影響的是你自己的案件時程。

查到「已核准」之後，接下來要做什麼

查詢系統顯示「已核准」，不代表整件事就此結束，核准只是公司登記這一關過了，後面還有幾件事要接著辦：

• 領取登記核准函與相關文件：這是證明公司已經合法登記的重要文件，妥善保存。
• 把籌備處銀行帳戶轉為正式公司帳戶：設立過程中用來存入資本額的籌備處帳戶，是歸在申請人個人名下，登記核准後要記得轉為公司正式帳戶。
• 辦理稅籍登記：帶著核准函與相關文件到國稅局辦理，這一步大約需要一週左右會收到核准文，之後才能申請統一發票購票證或免用統一發票貼紙（稅籍登記跟公司登記的差異，可參考稅籍登記是什麼）。
• 董監事等資訊申報：依規定，公司應於設立後15天內，將董事、監察人、經理人及持股超過10%的股東資訊以電子方式申報。

換句話說，「案件進度查到已核准」是一個階段的結束，也是下一階段的開始，不是查到這裡就可以完全放著不管。

桃園辦公司登記，進度要怎麼查

如果你是在桃園辦理公司登記，除了經濟部的全國查詢系統，也可以透過桃園市政府經濟發展局的管道確認案件進度，或直接洽詢辦理登記的窗口。桃園市的公司登記受理窗口在桃園區縣府路一號2樓，如果查詢系統上的資訊不夠清楚，直接電話或臨櫃詢問承辦人員，通常能得到更即時的說明。

等了好幾週還沒消息，是正常還是卡關了

一般件的公司設立流程，從名稱預查到完成登記，大致落在3到4週左右（名稱預查約3到5個工作天、公司登記審核約7到10個工作天、後續稅籍登記約3到5個工作天）；如果走速件，最快可以壓縮到8天到2週完成。

如果你送件之後，時間已經明顯超過這個區間，第一步不是打電話催，而是照前面說的步驟先上查詢系統看目前狀態：

• 顯示「補正中」——代表球在你這邊，趕快處理補正資料才是重點，不是繼續等。
• 顯示「審查中」——還在正常範圍內，耐心等待即可。
• 查詢不到任何資料——回頭檢查一下自己輸入的收文號或公司名稱有沒有打對，不要急著以為案件不見了。

掌握這個查詢習慣，比起被動等消息，能讓你更早發現卡關的環節、更快處理完成。如果你還在猶豫要自己送件還是找人協助，紅點商務中心的顧問資源也能陪你一起確認文件與進度，減少來回奔波的時間。

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