作者｜紅點商務中心 林鼎鈞律師・郭庭佑執行長
「公司的資料要留幾年？」這個問題沒有單一答案，因為不同的文件由不同的法律在管。
但更容易被忽略的是第二層：就算年限都寫「五年」，起算點也不一樣。
會計憑證從「年度決算程序辦理終了後」起算；勞工名卡從「勞工離職後」起算。同一年產生的兩份文件，到期日可能差好幾年。
這篇按法律分四類講，最後給一張含起算點的總表。
會計類：憑證五年、帳簿與財報十年
依《商業會計法》第 38 條，分成兩個層級：
各項會計憑證，除應永久保存或有關未結會計事項者外，應於年度決算程序辦理終了後，至少保存五年。
各項會計帳簿及財務報表，應於年度決算程序辦理終了後，至少保存十年。但有關未結會計事項者，不在此限。
| 文件 | 年限 | 起算點 |
|---|---|---|
| 會計憑證 | 至少 5 年 | 年度決算程序辦理終了後 |
| 會計帳簿、財務報表 | 至少 10 年 | 年度決算程序辦理終了後 |
⚠️ 注意
兩件事特別注意： ・起算點是「年度決算程序辦理終了後」，不是單據上的日期。所以一整年的憑證是一起開始起算的。 ・條文寫的是「至少」——這是下限，不是上限。而且兩個項目都有例外：憑證有「應永久保存」與「有關未結會計事項」兩種，帳簿與財報有「未結會計事項」。有爭議還沒了結的，年限到了也不能丟。
稅務類：取得與開出的憑證都是五年
《稅捐稽徵法》第 11 條講的是憑證的另一面：
依稅法規定應自他人取得之憑證及給予他人憑證之存根或副本，應保存五年。
也就是進來的跟出去的都要留：
- 自他人取得的憑證——你付錢時對方給你的
- 給予他人憑證的存根或副本——你收錢時開給對方的那一份的存根
💡 小提醒
這一條容易被忽略的是後半段。開出去的那一聯給了客戶，自己手上的存根或副本一樣要留五年——不是「給出去就沒事了」。
勞工類：三份紀錄，兩種起算方式
《勞動基準法》分別在三個條文裡規定了三份文件，年限都是五年，但起算方式不同。
一、勞工名卡（第 7 條）
前項勞工名卡，應保管至勞工離職後五年。
這是三份裡唯一綁在「離職」這個事件上的。一位待了十年的員工，他的名卡實際上要留十五年。
名卡本身要登記的內容也不少：姓名、性別、出生年月日、本籍、教育程度、住址、身分證統一號碼、到職年月日、工資、勞工保險投保日期、獎懲、傷病及其他必要事項。
二、工資清冊（第 23 條）
雇主應置備勞工工資清冊，將發放工資、工資各項目計算方式明細、工資總額等事項記入。工資清冊應保存五年。
三、出勤紀錄（第 30 條第 5 項）
雇主應置備勞工出勤紀錄，並保存五年。
⚠️ 注意
把三份放在一起看，重點是「勞工名卡」那一份的起算點。 工資清冊與出勤紀錄是隨著期間產生、各自往後算五年；而名卡是離職後才開始起算五年。人事資料的清理流程如果一視同仁照「五年」處理，最容易出錯的就是這一份。
出勤紀錄還有兩條附帶規定
第 30 條第 6 項另外規定了兩件事，跟保存年限一樣重要：
前項出勤紀錄，應逐日記載勞工出勤情形至分鐘為止。 勞工向雇主申請其出勤紀錄副本或影本時，雇主不得拒絕。
兩件事：
- 記載的精度要求是「至分鐘為止」，而且要「逐日」
- 勞工要副本，雇主不得拒絕
💡 小提醒
這兩條合起來的實際意義是：出勤紀錄不只是留著備查，它同時是勞工隨時可以調閱的資料。所以它的品質要經得起被看——「大概幾點」的紀錄方式不符合「至分鐘為止」的要求。
有一類文件沒有年限，而是「隨時要拿得出來」
前面講的都是「留幾年」。但《公司法》第 210 條管的是另一件事：備置。
除證券主管機關另有規定外，董事會應將章程及歷屆股東會議事錄、財務報表備置於本公司，並將股東名簿及公司債存根簿備置於本公司或股務代理機構。
這裡沒有年限——因為它不是「留多久」的問題，是「隨時要在」的問題。
而且它有對應的請求權：
前項章程及簿冊，股東及公司之債權人得檢具利害關係證明文件，指定範圍，隨時請求查閱、抄錄或複製。
| 文件 | 備置地點 |
|---|---|
| 章程、歷屆股東會議事錄、財務報表 | 本公司 |
| 股東名簿、公司債存根簿 | 本公司或股務代理機構 |
⚠️ 注意
注意請求權的主體不只有股東，還包括公司的債權人——條件是「檢具利害關係證明文件，指定範圍」。 所以這一條在兩種時候會浮出來：股東之間出現爭議，以及公司與債權人出現爭議。平常不備置不會有人發現，一旦有人來請求，就來不及補了。
不備置的罰則會按次處罰
第 210 條的罰則設計值得單獨講：
代表公司之董事，違反第一項規定，不備置章程、簿冊者，處新臺幣一萬元以上五萬元以下罰鍰。 （公開發行股票之公司，由證券主管機關處代表公司之董事新臺幣二十四萬元以上二百四十萬元以下罰鍰。）
無正當理由拒絕查閱、抄錄、複製的，罰則相同。而且：
主管機關⋯⋯並應令其限期改正；屆期未改正者，繼續令其限期改正，並按次處罰至改正為止。
💡 小提醒
「按次處罰至改正為止」是這條的關鍵——它不是罰一次就結束，不改就一直罰。金額本身對多數公司不算高，但這個設計讓「拖著不處理」變成一個持續累加的選項。
一張表整理完（含起算點）
| 文件 | 年限 | 起算點 | 依據 |
|---|---|---|---|
| 會計憑證 | 至少 5 年 | 年度決算程序辦理終了後 | 商業會計法 §38 I |
| 會計帳簿、財務報表 | 至少 10 年 | 年度決算程序辦理終了後 | 商業會計法 §38 II |
| 取得及開出之憑證（含存根、副本） | 5 年 | （依稅法規定） | 稅捐稽徵法 §11 |
| 勞工名卡 | 5 年 | 勞工離職後 | 勞基法 §7 II |
| 工資清冊 | 5 年 | （產生後） | 勞基法 §23 II |
| 出勤紀錄 | 5 年 | （產生後）；須逐日記載至分鐘 | 勞基法 §30 V、VI |
| 章程、股東會議事錄、財報、股東名簿、公司債存根簿 | 無年限，須備置 | — | 公司法 §210 |
一句話：年限看是哪一部法，到期日看起算點；有些文件不是留幾年，而是隨時要在。
公司到了要把文件與紀錄整理成固定制度的階段，通常也在重新安排存放、辦公與收件的位置。人在桃園一帶、正在評估空間與配套，紅點商務中心可以協助評估。
FAQ 常見問題
公司的會計憑證與帳簿要保存幾年
依《商業會計法》第 38 條，會計憑證除應永久保存或有關未結會計事項者外，應於年度決算程序辦理終了後至少保存五年；會計帳簿及財務報表應於年度決算程序辦理終了後至少保存十年（有關未結會計事項者不在此限）。注意起算點是「年度決算程序辦理終了後」，不是單據上的日期，而且條文寫的是「至少」，那是下限不是上限。
開給客戶的發票存根也要留嗎
要。依《稅捐稽徵法》第 11 條，依稅法規定應自他人取得之憑證及給予他人憑證之存根或副本，均應保存五年。也就是進來的跟出去的都要留——開出去的那一聯給了客戶，自己手上的存根或副本一樣有五年的保存義務。
勞工名卡、工資清冊、出勤紀錄各要留多久
都是五年，但起算方式不同。依《勞動基準法》：勞工名卡應保管至勞工離職後五年（§7 II）；工資清冊應保存五年（§23 II）；出勤紀錄應保存五年（§30 V）。三份裡只有名卡綁在「離職」這個事件上——待了十年的員工，名卡實際上要留十五年。人事資料清理若一視同仁照五年處理，最容易在這份出錯。
出勤紀錄有什麼特別的要求
有兩條。依《勞動基準法》第 30 條第 6 項，出勤紀錄應逐日記載勞工出勤情形至分鐘為止；而且勞工向雇主申請其出勤紀錄副本或影本時，雇主不得拒絕。所以出勤紀錄不只是留著備查，它同時是勞工隨時可以調閱的資料，「大概幾點」的記法不符合「至分鐘為止」的要求。
公司章程與股東名簿要保存幾年
這兩類不是保存年限的問題。依《公司法》第 210 條第 1 項，董事會應將章程及歷屆股東會議事錄、財務報表備置於本公司，並將股東名簿及公司債存根簿備置於本公司或股務代理機構——重點是「隨時要在」，不是「留幾年」。同條第 2 項並規定股東及公司之債權人得檢具利害關係證明文件、指定範圍，隨時請求查閱、抄錄或複製。
不備置這些簿冊會怎樣
依《公司法》第 210 條第 3 項，代表公司之董事違反備置義務者，處新臺幣一萬元以上五萬元以下罰鍰（公開發行公司由證券主管機關處 24 萬至 240 萬元）；無正當理由拒絕查閱、抄錄、複製者罰則相同。更重要的是第 5 項：主管機關應令限期改正，屆期未改正者，繼續令其限期改正，並按次處罰至改正為止——不改就一直罰，拖著不處理會持續累加。
參考資料
- 全國法規資料庫 —《商業會計法》第 38 條（保存年限） https://law.moj.gov.tw/LawClass/LawSingle.aspx?pcode=J0080009&flno=38
- 全國法規資料庫 —《稅捐稽徵法》第 11 條（憑證保存） https://law.moj.gov.tw/LawClass/LawSingle.aspx?pcode=G0340001&flno=11
- 全國法規資料庫 —《勞動基準法》第 7 條（勞工名卡） https://law.moj.gov.tw/LawClass/LawSingle.aspx?pcode=N0030001&flno=7
- 全國法規資料庫 —《勞動基準法》第 23 條（工資清冊） https://law.moj.gov.tw/LawClass/LawSingle.aspx?pcode=N0030001&flno=23
- 全國法規資料庫 —《勞動基準法》第 30 條（出勤紀錄） https://law.moj.gov.tw/LawClass/LawSingle.aspx?pcode=N0030001&flno=30
- 全國法規資料庫 —《公司法》第 210 條（簿冊備置） https://law.moj.gov.tw/LawClass/LawSingle.aspx?pcode=J0080001&flno=210
ℹ️ 關於本文
本文引用的條文以查閱當日（2026 年 9 月 13 日）的公開版本為準，相關法規可能修訂，實際請以全國法規資料庫的最新版本為準。本文列出的是各法規定的保存下限，不是「到期就可以銷毀」的依據——會計憑證另有「應永久保存」與「有關未結會計事項」的例外，且稽查、爭訟或其他法令另有要求時，仍應繼續保存。本文未涵蓋電子文件能否取代紙本、以及銷毀的具體程序。本文屬一般性經驗說明，不構成法律或稅務建議；涉及實際的文件清理、銷毀與爭議處理時，建議洽詢會計師、記帳士或律師確認。
林鼎鈞律師｜紅點商務中心創辦人・立勤國際法律事務所桃園所主持律師
現為立勤國際法律事務所主持律師暨桃園所所長，曾任國際青年商會中華民國總會第71屆總會長、桃園律師公會副秘書長；並創辦紅點商務中心與RED SPACE，整合法律、會計與創業輔導資源，長期協助新創與中小企業處理從公司治理、股權合約到商業糾紛等各類經營難題。
郭庭佑｜紅點商務中心執行長
現任紅點商務中心與RED SPACE執行長，實際負責兩地商務空間的日常營運、進駐企業服務與活動場地規劃。專精借址登記與辦公空間租賃規劃，並負責桃園三館（藝文館、點空間、經國館）的整體營運。
