薪資明細要列哪些：勞基法規定的四項、工資清冊怎麼記、沒給罰多少

作者｜紅點商務中心　林鼎鈞律師・郭庭佑執行長

假設桃園一家六個人的小電商，老闆每個月 5 號把薪水轉進員工帳戶，再在 LINE 上傳一句「本月薪資已匯，38,600」。員工看存摺數字對得上，也沒人多問，就這樣過了兩年。

直到一位員工要離職，問了一句：「我上個月加班 4 小時，加班費在哪裡？」老闆翻了半天，說不出 38,600 裡面到底有沒有這筆錢。

薪資明細不是發完薪水的禮貌，是勞動基準法規定雇主每次發薪都要給的文件；只傳一個實發數字，等於沒給。

這篇站在公司這一端，把薪資明細要列的四項、加班與特休怎麼記、哪些錢能扣、可以用什麼方式給，還有公司自己要留的工資清冊，一項一項講清楚。後面有一節寫給員工：拿不到的時候可以怎麼做。

薪資明細的法定名稱：勞基法第 23 條的「工資各項目計算方式明細」，每次發薪都要給

薪資明細、薪資單、薪水條，在法律裡是同一個東西，正式名稱叫「工資各項目計算方式明細」。

勞動基準法第 23 條第 1 項規定，工資除了特別約定或按月預付之外，每月至少定期發給二次，並應提供工資各項目計算方式明細；按件計酬者亦同。

這一句是 2016 年 12 月 21 日修法加進去的。勞動部 2022 年的新聞稿說得很清楚：目的是讓勞雇雙方的權利義務更明確，也讓勞工掌握工資的完整資訊。新聞稿裡也列了民眾最常反映的三種狀況：「老闆沒有給薪資單」「薪資條不清楚，不知道扣了什麼錢」「薪資單要申請核可才給」。

什麼時候給？勞動部的常見問答寫的是雇主給付工資的同時。也就是說，錢匯出去那天，明細就該一起到員工手上，不是等員工來要。

薪資明細的用途，是讓員工拿到之後能自己驗算：這個月為什麼領這個數字。

薪資明細一定要有的四個項目：議定總額、各項目金額、扣除金額、實發金額

要寫什麼，勞動基準法施行細則第 14 條之 1列了四項：

1. 勞雇雙方議定之工資總額
2. 工資各項目之給付金額
3. 依法令規定或勞雇雙方約定，得扣除項目之金額
4. 實際發給之金額

用白話講就是四個問題：說好一個月多少？這個月每一項各給多少？扣了什麼、各扣多少？最後實際拿到多少？

四項少了任何一項，員工就沒辦法從頭算到尾，那份明細就不算合格。

第 2 項「各項目」要拆到多細？勞動部常見問答的例示是本（底）薪、獎金、津貼、延時工資（加班費），也就是勞工因為提供勞務拿到的報酬都要列出來，不是只寫「薪資合計」。

法院判決引用的修法理由講得更具體。高雄高等行政法院地方行政訴訟庭 113 年度簡字第 22 號判決整理 2016 年修正的立法理由：明細包含平日每小時工資額、延長工作時間時數的金額，休假、特別休假及其他假別的金額與計算，以及勞工保險費、全民健康保險費、職工福利金等其他法律規定的項目。明細要寫到員工看得出每一筆是怎麼算出來的，只列名目不夠。

勞動部也提供了三種參考格式。格式可以照公司實際情況自己增刪，不用完全照抄，但上面四項一定要在。

薪資明細欄位示範：月薪 36,000 元的員工，這個月加班 4 小時

假設一位員工，勞動契約約定月薪 36,000 元，由底薪 32,000 元、伙食津貼 3,000 元、全勤獎金 1,000 元組成。這個月某一天加班 4 小時。

區塊	欄位	這個月	說明
① 議定工資總額	約定月薪	36,000	勞動契約寫的總額
② 各項目給付	底薪	32,000
	伙食津貼	3,000
	全勤獎金	1,000
	平日加班費（4 小時）	900	寫出時數與倍率
③ 扣除項目	勞保費（含就保）	依投保薪資計算	員工自付的那一份
	健保費	依投保金額計算	員工本人與眷屬
	其他（例如自願提繳退休金）	有才列
④ 實發金額	②合計－③合計		跟匯款金額要一致

加班費那一格的 900 元怎麼來？勞動部參考例三把「平日每小時工資額」直接印在明細上，算法是月薪除以 240（30 天、每天 8 小時）：36,000 ÷ 240 ＝ 150 元。

依勞動基準法第 24 條，平日延長工時前 2 小時每小時加給三分之一以上，再延長 2 小時加給三分之二以上：前 2 小時 150 × 4/3 × 2 ＝ 400 元，後 2 小時 150 × 5/3 × 2 ＝ 500 元，合計 900 元。

請假扣款也要寫出算式。依勞工請假規則第 7 條，事假期間不給工資；第 4 條規定普通傷病假一年內未超過 30 日的部分，工資折半發給。所以同樣請一天，以這位員工來說，事假少領一整天 1,200 元（36,000 ÷ 30），病假只少領一半 600 元。勞動部參考例三在扣除區留了請假的時數欄，遲到早退則以分鐘計（平日每小時工資額 ÷ 60）。扣多少、為什麼扣，明細上都要看得到算式。

把平日每小時工資額印在明細上，加班費和請假扣款的每一筆，員工都對得出來。

開場那位員工的問題，如果每個月的明細有這幾行，根本不需要問。

加班補休與特休未休工資：薪資明細上要記到員工對得起來

加班和特休，是小公司最常漏記的兩塊。

加班費一定要記在明細上。如果員工選擇把加班換成補休，勞動部的說明建議明確記載換成補休的時數，勞雇雙方才能比對加班費金額。補休期限到了還沒休完的，依第 32 條之 1要照加班當天的工資計算標準發給工資；勞動部說明，到了約定的補休期限那個月，屆期未補休折發的工資要記在當月的明細上。

特休的規定更明確。勞動基準法第 38 條第 5 項要求雇主把每年特休的期日、未休日數發給的工資數額，記在工資清冊上，並每年定期以書面通知勞工。勞動部說明，這份年度通知可以一併寫在薪資明細上發給勞工。

勞動部的參考例在明細下方附了一張小表，兩邊各五行：

• 特別休假：經過遞延的日數、今年可休日數、已休日數、未休日數、今年請休的期日
• 加班補休：約定的補休期限、上月止未休的補休時數、本月選擇補休時數、本月已補休時數、屆期未補休折發工資的時數

薪資明細的扣除欄：法令規定或雙方約定的才能扣，公司負擔的保費不能列

施行細則寫的是「依法令規定或勞雇雙方約定，得扣除項目之金額」。也就是說，扣除欄只能放兩種錢：法令規定要扣的，和勞雇雙方事先約定好的。

類型	常見項目	依據
法令規定	勞保、就保、健保的員工自付保費	勞動部常見問答例示
	員工自願提繳的退休金	勞工退休金條例第 14 條第 3 項
	職工福利金	勞動部常見問答例示
	法院或行政執行機關扣押命令的金額	勞動部常見問答例示
	薪資所得稅扣繳	所得稅法
雙方約定	公司代轉帳的團體保險費	勞動部常見問答例示

勞保、健保那兩欄扣的是員工自己負擔的那一份，金額跟著投保薪資走；投保薪資報得對不對，高薪低報那一篇有整理。所得稅怎麼扣、扣繳憑單怎麼開，薪資扣繳那一篇有整理。

有三種錢不能放進扣除欄：

• 公司負擔的保費與提繳：勞保、健保的雇主負擔，以及勞工退休金條例第 14 條規定雇主要負擔的每月工資 6%，都是公司付的。勞動部參考例三把「公司提撥退休金」放在明細下方另一區，只是讓員工知道公司提了多少，不在應扣欄。
• 違約金與賠償：第 26 條規定，雇主不得預扣勞工工資作為違約金或賠償費用。員工弄壞設備要賠，那是另一件事，不能直接從薪水扣。
• 沒有依據的名目：第 22 條第 2 項規定工資應全額直接給付勞工，法令另有規定或勞雇雙方另有約定的才不在此限。

扣除欄的每一行都要說得出依據：不是法令要扣的，就要有事先講好的約定。

薪資明細用 Email、LINE 或員工系統給可以嗎：可以，但不能申請才給、簽名就收回

可以。施行細則第 14 條之 1 第 2 項寫明，明細得以紙本、電子資料傳輸方式或其他勞工可隨時取得及得列印之資料為之。勞動部舉的例子包括電子郵件、簡訊、通訊軟體、公司內部網站的薪資系統。

勞動部同一則新聞稿也點名兩種不行的做法：

• 規定勞工要經過「申請核可」才拿得到薪資單
• 讓勞工「簽名確認就收回」

薪資明細要留在員工手上，隨時拿得到、印得出來；公司收回去，就等於沒給。

工資清冊是公司自己留的那一份：要記發放工資、計算明細、工資總額與特休

薪資明細是給員工的，工資清冊是公司自己留的。

第 23 條第 2 項規定：雇主應置備勞工工資清冊，將發放工資、工資各項目計算方式明細、工資總額等事項記入。再加上第 38 條第 5 項，特休的期日與未休日數發給的工資也要記進去。

用買東西來比喻就好懂：薪資明細像發票交給客人的那一聯，工資清冊是店家自己留的存根聯。兩聯內容相通，只是一聯在員工手上、一聯在公司手上。

工資清冊要保存五年，從哪天起算、跟勞工名卡和出勤紀錄差在哪，公司文件要留多久那一篇有整理。

工資清冊可以只存電子檔嗎？勞動法令沒有規定工資清冊要用什麼格式。電子簽章法第 8 條的一般規定是：文書依法令規定應以書面保存者，內容可完整呈現、日後可以取出供查驗的，得以電子文件為之。後面罰則那一節的判決也提到，工資清冊要隨時保持在可以提供檢視與利用的狀態。電子檔可以，但勞檢或員工要看時要調得出來、印得出來；弄丟了，一樣算沒有保存。

薪資明細、工資清冊、扣繳憑單、存摺差在哪

文件	誰拿	多久一次	看得到什麼	依據
薪資明細	員工	每次發薪	議定總額、各項目、扣除、實發	勞基法第 23 條第 1 項
工資清冊	公司留存	隨每次發薪記入	每位員工的發放工資、計算明細、工資總額、特休	勞基法第 23 條第 2 項、第 38 條第 5 項
扣繳憑單	員工、國稅局	每年一次	全年薪資總額與扣繳稅額	所得稅法
存摺薪轉紀錄	員工	每次入帳	只有實發金額	不是法定文件

存摺只看得到實發數字，扣繳憑單只看得到一年的總數，這兩樣都替代不了每個月的薪資明細。

薪資明細常見的四個誤會：契約寫了、員工沒要、實發對了、年底有扣繳憑單

這四句在小公司很常聽到，每一句都會讓公司踩到第 23 條。

• 「勞動契約已經寫了月薪，每個月就不用再給。」 契約寫的是說好的總額，也就是四項裡的第 1 項。加班、請假、扣款每個月都不一樣，契約寫得再清楚，也取代不了每個月的明細。
• 「員工沒來要，就不用給。」 勞動部說明的是給付工資的同時提供，不是員工申請了才給。
• 「實發金額對了就好，扣了什麼不用寫。」 施行細則把「得扣除項目之金額」列成必備項目。扣除欄只寫一個「代扣合計」，員工就無從核對。
• 「年底寄了扣繳憑單，就等於給過了。」 扣繳憑單是所得稅的年度文件，只有全年總數，看不到任何一個月的加班、請假與扣款。

沒給薪資明細、沒備工資清冊的罰則：2 萬到 100 萬元，還會公布公司名稱

違反第 23 條，依勞動基準法第 79 條第 1 項第 1 款處 新臺幣 2 萬元以上 100 萬元以下罰鍰；同條第 4 項還可以依事業規模、違反人數或情節加重到最高額的二分之一。第 38 條第 5 項沒記特休、沒書面通知，也在同一款。

罰完還有第 80 條之 1：主管機關會公布事業單位名稱、負責人姓名、處分期日、違反條文與罰鍰金額，限期改善，屆期沒改善按次處罰。

判決：只有口頭確認、說資料不見了，都不能免責

前面提到的高雄高等行政法院地方行政訴訟庭 113 年度簡字第 22 號判決，本身就是一個很典型的例子。一家建材批發公司被勞檢時，拿不出一位員工五個月的工資清冊與出勤紀錄，負責人在談話紀錄裡說「支領薪資只有口頭確認，沒有任何書面文件記載」。地方政府依第 79 條處工資清冊 2 萬元、出勤紀錄 9 萬元，都是最低額。

公司打官司時改口說「有，但不見了」，又說公司小、是初犯。法院都沒有接受：主張有備置的要自己舉證，就算真的有、弄丟了，也是沒有保存五年；這個義務跟公司大小無關，處最低額也沒有違反比例原則。

勞資打官司時，工資清冊是公司要交出來的文件

工資清冊不只是給勞檢看的。勞動事件法第 35 條規定，勞工請求的事件，雇主就依法令應備置的文書有提出的義務。第 36 條接著規定，沒有正當理由不照法院命令提出，可以處 3 萬元以下罰鍰，法院也可以認定那份文件要證明的事實為真實。

員工拿不到薪資明細怎麼辦：先留紀錄要，再向勞工主管機關申訴

這一節寫給員工。

第一步，用文字跟公司要。Email 或訊息都可以，留下「哪天要、要哪幾個月」的紀錄。

第二步，公司還是不給，可以檢具事證向勞務提供地的直轄市、縣（市）政府勞工主管機關申訴；在桃園，就是桃園市政府勞動局。

勞動基準法第 74 條保障申訴的人：雇主不得因勞工申訴而解僱、降調、減薪或給予其他不利處分，這樣做的處分無效。主管機關接到申訴，要在 60 日內把處理情形書面通知勞工，而且要對申訴人身分保密。

拿到明細之後，員工自己也可以對三件事：議定總額跟契約一不一樣、加班時數跟打卡紀錄對不對得上、實發金額跟匯款一不一致。

英國、日本、美國怎麼規定薪資單：要不要給、可不可以電子各不相同

給薪資單在很多地方是義務，但細節差很多。下面只是對照，台灣仍以勞基法為準。

國家	要不要給	要寫什麼	電子形式
英國	要，發薪日或之前給	扣除前後的收入、會變動的扣除；薪資隨工時變動的要列工時	可以，由雇主選紙本或電子
日本	要（稅法規定的「給与等の支払明細書」）	給付金額、源泉徵收稅額等	要先取得員工承諾；員工要求紙本時要給紙本
美國（聯邦）	聯邦法不要求，看各州	聯邦只要求雇主保存工時與工資紀錄	—

英國的規定在 GOV.UK〈Payslips〉；美國勞動部在 FLSA 常見問答寫明聯邦法不要求雇主提供 pay stub；日本國稅廳的《源泉徴収のしかた》說明，給与等の支払明細書可以經員工承諾改用電子方式提供，員工要求時仍要給書面。

兩個細節可以拿來對照台灣。英國的固定扣除（例如每月分期還的公司借款）可以不寫在每張 payslip 上，改在第一張 payslip 之前另給一份書面說明，每年更新。日本公司自己留存的那一份叫「賃金台帳」，厚生勞動省的問答說明保存期間本則是 5 年，目前依過渡規定暫時是 3 年。各國都把「給員工的那一份」和「公司留的那一份」分開規定，這一點跟台灣的薪資明細與工資清冊是同一個邏輯。

台灣的施行細則沒有寫要先取得勞工同意才能用電子方式給，重點放在勞工能不能隨時取得、印得出來。

發薪前把薪資明細對一遍：五個欄位的自我檢查

每個月發薪前，花五分鐘把這五件事對一遍，比事後被員工問倒、被勞檢開罰省事得多。

檢查	對什麼
議定總額	跟勞動契約或最近一次調薪約定一樣嗎
各項目	底薪、津貼、獎金、加班費都分開列了嗎；加班有寫時數嗎
扣除欄	每一行都說得出依據嗎；有沒有混進公司負擔的保費
實發金額	跟實際匯出去的金額一致嗎
特休與補休	到了期限的未休工資有沒有算進去、有沒有寫出來

五項都對得起來，員工拿到明細就不必再來問，勞檢時也拿得出東西。

發年終那個月，年終通常也會列在明細上一起看到扣繳；年終算不算工資，年終獎金那一篇有整理。

公司剛開始請人、還在把薪資與人事文件整理成制度，在桃園需要一併對接會計與法律資源的，紅點商務中心可以協助。

常見問題