股東名簿（股東名冊）要記什麼：欄位示範、過戶怎麼登、外人查得到嗎

作者｜紅點商務中心　林鼎鈞律師・郭庭佑執行長

常有人問：「別家公司的股東名冊，去經濟部查得到嗎？」答案可能跟你想的不一樣。股東名簿是公司自己做、自己保管的簿冊，不是登記資料；股份有限公司的股東名單，登記機關那邊根本沒有。

股東名簿是《公司法》的用語，實務上、銀行和政府表單多半叫它「股東名冊」，講的是同一份東西。有限公司照第 103 條做，股份有限公司照第 169 條做，兩種公司要記的欄位不一樣。

這篇寫給有限公司，以及還沒公開發行的股份有限公司：名簿要記什麼、欄位怎麼排、股東換人時怎麼改，還有名簿、登記資料、章程、22-1 申報這四份資料，各自記了什麼、外人看得到哪一份。

股東名簿是什麼：公司自己備置、記錄每位股東與持股的那一本

股東名簿記的是「這家公司現在有哪些股東、每個人有多少出資或股份」。它不用送到登記機關，由公司自己放在公司裡。

拿一家店來想就懂了。門口的招牌寫著店名、老闆是誰，路過的人都看得到；櫃台裡有一本會員名冊，記著每位會員的名字、地址和點數，只有店家自己在管。公司的登記資料像門口的招牌，股東名簿像櫃台那本名冊。說得更直白一點：公示資料告訴你誰在經營這家公司，股東名簿告訴你誰擁有這家公司。

股份有限公司的股東名單不是登記事項，股東換人只要向公司辦過戶、記進名簿。集保結算所建置的22-1申報平臺，在常見問題裡也講明：登記機關沒有「持股超過 10% 股東」這個登記事項，保有股東名冊的是公司，所以誰超過 10%，由公司自己確認。

名簿記錯一格，後面好幾件事會跟著錯：

• 股東會的開會通知寄給誰、寄到哪裡。
• 股利發給誰。
• 22-1 申報時，誰算持股超過 10% 的股東。
• 銀行開戶時，誰是持股超過 25% 的實質受益人。

《公司法》第 165 條第 1 項寫得很直接：股份轉讓，沒有把受讓人的姓名或名稱及住所記載於公司股東名簿，不得以其轉讓對抗公司。名簿上寫的是誰，公司就把誰當股東。就算公司走到重整，第 297 條第 3 項也寫明，股東之權利依股東名簿之記載。

有限公司股東名簿記什麼：第 103 條三欄，章程不能代替

有限公司的股東名簿只有三欄，可是很多公司根本沒做。

《公司法》第 103 條要求有限公司在本公司備置股東名簿，記載：

1. 各股東出資額。
2. 各股東姓名或名稱、住所或居所。
3. 繳納股款之年、月、日。

不少有限公司以為有章程就夠了。章程確實寫了股東姓名和出資額（第 101 條），但章程裡沒有股東的住所，也沒有繳納股款的日期，不能拿來代替股東名簿。

假設三位朋友合開一家有限公司，資本額 100 萬元，出資各是 40 萬、30 萬、30 萬元。股東名簿就是三列：每一列寫一位股東的姓名、住址、出資額，以及他把股款存進公司帳戶的那一天。章程裡只看得到前兩樣。日後增資，新繳的那一筆也要記下自己的繳款日期，不要直接把出資額改成新的總數就了事。

罰的是代表公司的董事，不是公司，名簿沒做是負責人自己要扛的事。

股份有限公司股東名簿記什麼：第 169 條要編號記載的四款

股份有限公司的名簿要「編號記載」，也就是一位股東一個號碼，實務上叫股東戶號。第 169 條第 1 項列了四款：

1. 各股東之姓名或名稱、住所或居所。
2. 各股東之股數；發行股票者，其股票號數。
3. 發給股票之年、月、日。
4. 發行特別股者，並應註明特別種類字樣。

第 2、3 款跟股票有關。多數沒有公開發行的中小企業根本沒印股票，股票號數和發給股票日期這兩欄就會是空的。第 161 條之 1 要求設立或增資後三個月內發行股票的，只有公開發行股票的公司。

有發特別股的公司，要在名簿上註明是哪一種特別股，不能只寫一個總股數。特別股跟普通股的權利不一樣，在名簿上混在一起，算表決權、分股利的時候就會算錯。

第 169 條第 2 項還有一句：採電腦作業或機器處理者，前項資料得以附表補充之。所以名簿用 Excel 或系統做都行，重點是四款都要記到。

網路上流傳的第 169 條，有些版本還有「發行無記名股票」那一款。那是 107 年修法前的舊條文，現行版本已經沒有了，查條文時要看全國法規資料庫的現行版。

	有限公司（第 103 條）	股份有限公司（第 169 條）
記誰	各股東姓名或名稱、住所或居所	各股東姓名或名稱、住所或居所，要編號
記多少	出資額	股數；發行股票者記股票號數
記日期	繳納股款之年月日	發給股票之年月日
特別股	沒有特別股制度	註明特別種類字樣
放哪裡	本公司	本公司或股務代理機構（第 210 條）

股東名簿結構示範：法定欄位與實務加欄分開看

法條只規定名簿要記哪些事項，沒有規定格式。下面是一家非公開發行、沒有印股票的股份有限公司可以參考的欄位結構，不是可以直接套用的範本：

股東戶號	股東姓名或名稱	住所或居所	持有股數	股份種類	股票號數	取得日期	備註
001	股東甲	（住址）	○○○股	普通股	未發行股票	○年○月○日	設立時認股
002	股東乙公司	（公司所在地）	○○○股	普通股	未發行股票	○年○月○日	代表人：○○○

有限公司的版本短一些：

編號	股東姓名或名稱	住所或居所	出資額	繳納股款日期	備註
1	股東甲	（住址）	○○萬元	○年○月○日	董事
2	股東乙	（住址）	○○萬元	○年○月○日	增資時另列一筆繳款日

每一欄是不是法條要求的，可以這樣分：

欄位	法條要求還是實務加的	為什麼要有
股東戶號	股份有限公司法定（第 169 條「應編號」）	一位股東一個號碼，過戶時才找得到是哪一列
姓名或名稱、住所或居所	法定	開會通知、股利照這個寄
股數或出資額	法定	算表決權、算股利、算誰超過 10%
股票號數、發給股票日	有發行股票才是法定	沒印股票的公司寫「未發行股票」
特別股種類	有發行特別股才是法定	權利不同的股份要分開記
繳納股款日	有限公司法定（第 103 條）	股份有限公司可以加
取得日期（過戶日）	實務加的	22-1 申報的變動日，就是股東名冊登記日
身分證統一編號或統編、國籍、出生日或設立日	實務加的	22-1 要報持股超過 10% 股東的這幾項，銀行開戶也會問
法人股東的代表人	實務加的	法人當股東時，要知道誰代表它行使權利
質權註記	有設質才需要	第 240 條提到「記載於股東名簿之質權人」
異動紀錄（日期、原因、前手）	實務加的	對帳時才知道股數怎麼變成現在這樣

身分證字號不是第 169 條要求的欄位，是為了 22-1 申報和銀行開戶才加的。這類資料比較敏感，可以考慮放在附表、跟法定欄位分開管理；股東或債權人依法請求查閱時要提供到什麼範圍，有疑問先問律師。

異動紀錄也一樣不是法條要求的。台灣法條沒有要求保留股東進出的歷史，但每次過戶留一行紀錄，日後對帳、申報、處理爭議都用得到。

股東名簿放在哪裡：本公司或股務代理機構，公司存續期間都要在

有限公司的名簿要備置在本公司（第 103 條）。股份有限公司除了本公司，也可以放在股務代理機構（第 210 條第 1 項）。這裡的「本公司」，是第 3 條第 2 項講的總機構，也就是管轄全部組織的那一個據點。

名簿沒有「保存幾年就可以丟」這回事。經濟部 103 年 3 月 28 日經商字第 10300542570 號函寫到，非公開發行公司的股務代理機構，也應該永久保管股東名簿，讓利害關係人可以隨時請求查閱或抄錄。公司存續一天，名簿就要在一天，而且要是最新的那一版。

第 210 條的備置義務與不備置的罰則，公司文件要留多久那一篇有整理。

股份轉讓後的股東名簿過戶：公司收到申請到改完名簿的四個步驟

股東之間簽好轉讓契約、錢也付了，對公司來說事情還沒完。沒有記進股東名簿，受讓人就不能拿這次轉讓對抗公司，公司開股東會、發股利，照樣找原來的股東。

公司這一端，可以照四個步驟處理：

1. 收件：有印股票的，收背書後的股票（第 164 條）；沒印股票的，收雙方簽的股份轉讓文件。同時拿到受讓人的姓名或名稱與住所；22-1 要報的話，一併拿證件號碼、國籍、出生日期。
2. 檢查兩件事：章程有沒有轉讓限制（閉鎖性股份有限公司要看第 356 條之 5）；這天是不是落在停止過戶期間。第 165 條第 2 項規定，股東常會開會前 30 日內、臨時會前 15 日內、分派股息紅利的基準日前 5 日內，名簿不能變更記載。停止過戶的三段期間怎麼算、轉讓要誰同意與要繳哪些稅，股權轉讓流程那一篇有整理。
3. 改名簿：讓與人的股數減少，受讓人新增一個戶號或增加股數，寫上取得日期，異動紀錄記一行。
4. 連動申報：讓與人或受讓人是董事、監察人的，任期中股份有增減要向主管機關申報（第 197 條第 2 項，監察人依第 227 條準用）。22-1 的大股東名單有變動，要在 15 日內做變動申報。

舉個例子。甲股份有限公司已發行 10 萬股，股東 A 把 3 萬股賣給原本不是股東的 B，公司在 5 月 10 日把 B 記進名簿。B 持股 30%，超過 10%，要做 22-1 變動申報。集保平臺問答寫明，股權轉讓的變動日就是股東名冊登記日，15 日從次日起算，所以 5 月 11 日算第 1 天，最晚 5 月 25 日要申報。平臺怎麼註冊、哪些人要報、逾期罰多少，公司法22-1申報那一篇有完整步驟。

如果甲公司 6 月 24 日要開股東常會，開會前 30 日內名簿不能變更記載。過戶申請拖到 5 月底才送，B 這次的股東會就只能看著原股東 A 出席。

停止過戶開始的那一天，公司最好把名簿存一個版本。開會通知寄給誰、出席股數怎麼算，都用這一版；第 173 條之 1 第 2 項也規定，持股過半數的股東自行召集股東臨時會時，持股期間和股數以停止過戶時的持股為準。停止過戶那天的名簿，就是這一次股東會的名單。

有限公司股東換人：先修章程、辦變更登記，名簿跟著改

有限公司的股東與出資額寫在章程裡，換人比較麻煩。股東轉讓出資要其他股東表決權過半數同意，董事轉讓要三分之二以上同意（第 111 條），接著修章程，在變更後 15 日內向主管機關申請變更登記（公司登記辦法第 4 條）。

登記辦好了，名簿也要同一天改。章程、登記和名簿三份對不上，是有限公司最常見的狀況。

股東名簿、登記資料、章程、22-1 申報：四份資料各記什麼、外人查得到哪一份

這一節回答「股東名冊查得到嗎」。答案要看你問的是哪一份：

資料	誰做、放哪裡	記什麼	誰看得到
股東名簿	公司自己做，放本公司（股份有限公司也可放股務代理機構）	有限公司：出資額、姓名住所、繳款日；股份有限公司：姓名住所、股數、股票資料、特別股	股東、債權人、召集權人、監察人、主管機關查核時
公司登記公示資料	登記機關	董事、監察人姓名及持股，資本額等	任何人，可上網查
章程	公司訂、送登記機關	有限公司寫股東姓名與出資額；股份有限公司沒有股東名單	任何人可向登記機關申請查閱、抄錄、複製；上網公開要公司同意
22-1 申報資料	公司申報到集保平臺	董監、經理人與持股超過 10% 股東的姓名、國籍、出生日、證件號碼、持股	不公開，只開放特定機關與金融機構

第 393 條第 2 項列了登記機關應公開的事項，裡面有「董事、監察人姓名及持股」和「公司章程」。第 1 到第 9 款任何人都可以上網看；章程要公司同意才上網，但任何人都可以向登記機關申請查閱、抄錄或複製。

所以兩種公司差很多：

• 有限公司：董事一定是股東（第 108 條），公示資料看得到董事和他的出資額；其他股東的姓名與出資額寫在章程裡，向登記機關申請章程就看得到。查閱一家公司的規費是 400 元，章程影本每份 10 元（公司登記規費收費準則第 7 條）。
• 股份有限公司：章程不寫股東名單（第 129 條），股東這一塊，公示資料只有董事、監察人的持股。不是董監的一般股東，外人從登記資料查不到。

商工登記怎麼用統編或名稱查、查得到哪幾欄，公司登記查詢那一篇有操作說明。

22-1 的資料完全不公開。依公司法第二十二條之一資料申報及管理辦法第 11 條，平臺保有的資料要保守秘密，只有為了洗錢防制案件的行政機關、檢察機關和法院、受理 22-1 案件的訴願與訴訟機關，以及經公會認可、在做客戶身分確認的金融機構與指定非金融事業或人員，才能查詢。平臺問答把話講白了：這個平臺並不開放任何人查詢，想查別家公司的股東，22-1 平臺不是那個地方。

22-1 跟名簿還有一層關係：每年 3 月 1 日到 31 日要做年度申報，報的是截至前一年 12 月 31 日的資料。

22-1 看的是「持股超過 10%」，跟銀行看的「實質受益人」不是同一把尺。根據自由時報 2026 年 7 月的專題報導，真正控制公司的人未必直接持有大量股份，持股門檻可能變成查核死角。行政院會在 2026 年 8 月 13 日通過洗錢防制法部分條文修正草案，增訂實質受益人的法律定義（修正條文第 4 條之 1），將送立法院審議。草案還沒完成立法，公司現在照現行規定申報、照現行規定備置名簿就好。

誰可以請公司拿出股東名簿：股東、債權人、召集權人與監察人

名簿不是誰來都要給，但下面這幾種人有權利看：

誰	依據	條件
股份有限公司的股東、公司債權人	第 210 條第 2 項	檢具利害關係證明文件，指定範圍，隨時請求查閱、抄錄或複製
召集股東會的董事會或其他召集權人	第 210 條之 1	得請求公司或股務代理機構提供股東名簿
監察人	第 218 條	隨時查核、抄錄或複製簿冊文件
有限公司不執行業務的股東	第 109 條準用第 48 條	隨時查閱財產文件、帳簿、表冊
主管機關	22-1 申報及管理辦法第 16 條	查核申報資料時，得隨時要求公司提出股東名簿

「利害關係證明文件」和「指定範圍」是什麼意思？經濟部 92 年 6 月 16 日經商字第 09202119150 號函（臺北市政府訴願決定引用）說，前者是能表明自己身分、並與公司間有利害關係的證明文件，後者是指定與其有利害關係的範圍。股東通常帶股東身分的證明，債權人帶債權的證明，再寫清楚要看哪一段。檢具證明、指定範圍，是請求的人要做到的事；做到了，公司就要提供。

公司最常拿來拒絕的理由是個資。經濟部 102 年 1 月 7 日經商字第 10100727370 號函與前面那個 103 年的函都說：公司法是個資法的特別規定，依第 210 條提供股東名簿裡的個人資料，沒有牴觸個資法的問題。

臺北市有一個實例。一家股份有限公司的法人股東委任律師，帶著委託書到公司要查閱章程、議事錄、財務報表與股東名簿，公司現場人員以董事長不在為由拒絕。臺北市商業處處董事長 1 萬元罰鍰，臺北市政府 105 年 12 月 6 日的訴願決定維持原處分。「董事長不在」「怕商業機密外洩」「對方持股不到 5%」，都沒有被當成拒絕的正當理由。

銀行開戶與許可申請要的股東名冊：從名簿整理出來的那一份

股東之外，最常跟公司要股東名冊的是銀行。

《金融機構防制洗錢辦法》第 3 條第 7 款規定，銀行要辨識直接、間接持有法人股份或資本超過 25% 的最終自然人，金融機構得請客戶提供股東名冊或其他文件協助完成辨識。有法人股東、多層持股的公司，名簿上只看得到法人股東的名字，還要再往上追一層，整理出法人股東背後的自然人，銀行才辨識得完。

一些行業的許可申請，表格裡也有一份「股東名冊」，欄位由主管機關自己設計。這兩種場合，交出去的都是從名簿整理出來的抄本。抄本上寫清楚「截至幾年幾月幾日」，數字以名簿為準，名簿沒更新，抄出去的就是錯的。

國外的股東名簿：英國任何人可查、日本限股東與債權人、美國由公司舉證

台灣的股東名簿只給特定的人看。拿英國、日本、美國德拉瓦州來比，就看得出台灣站在哪一邊（以下只是國外參考，不代表台灣的規定）：

	英國 Companies Act 2006	日本会社法	美國德拉瓦州公司法	台灣公司法
名稱	register of members	株主名簿	stock ledger	股東名簿
記什麼	姓名地址、登記為股東的日期、退出日期、持股與已繳金額（s113）	姓名或名稱及住所、股數、取得日、股票號碼（第 121 条）	登記股東、地址、股數與所有發行及轉讓（§219）	第 103、169 條
誰能查	股東免費，任何人付費都可以，但要寫用途（s116）	股東與債權人，要說明理由（第 125 条）	股東書面且宣誓請求、正當目的（§220）	股東、債權人、召集權人、監察人
公司怎麼擋	5 個工作日內照辦或聲請法院，法院認為目的不正當才能不給（s117）	法條列出四種可以拒絕的情形	查 stock ledger 時，公司要證明對方目的不正當	要有正當理由

英國的查閱規定寫在 s116 與 s117：任何人都能請求，但要寫出用途、會不會轉給別人，公司覺得不對勁可以請法院把關。日本会社法第 125 条列的四種拒絕情形是：請求不是為了確保或行使自己的權利、為了妨礙公司業務或損害股東共同利益、為了把看到的事實賣給第三人，以及過去兩年內做過這種事。英國是「原則公開、看用途」，日本和台灣是「只給股東與債權人」。

日本把取得日列為法定欄位，台灣法條沒有，但 22-1 的變動日要用到它，台灣公司自己加這一欄很實用。英國 2023 年的《經濟犯罪與企業透明法》修正了 s113，要非上市公司在資料變更時保留舊資料、註記變更日期（部分條文還沒施行）。方向是一樣的：名簿不只記現在是誰，也記怎麼變成現在這樣。德拉瓦州的 §224 則允許紀錄用電子或分散式資料庫保存，只要能在合理時間內轉成清楚的紙本。

股東名簿最常出錯的五個地方

1. 有限公司只有章程，沒有名簿。章程少了住所與繳款日期，不能代替第 103 條的名簿。
2. 股份賣了，沒過戶。股東私下轉讓，名簿還是舊的，開會通知和股利照舊寄給原股東。
3. 名簿、章程、登記、22-1 四份對不上。最常見的是有限公司登記辦了、名簿沒改，或股份有限公司名簿改了、22-1 沒報。
4. 住所沒更新。開會通知照名簿上的地址寄，股東搬家沒說，公司寄到舊址，事後很難說清楚。
5. 拿個資當理由拒絕查閱。經濟部的函已經講明公司法優先，拒絕的風險最後落在董事長身上。

名簿不是做一次就好的文件，每一次股東進出、增資、改地址，都要記一筆。把維護節奏排進行事曆：股東進出當天改、停止過戶開始那天存一版、每年 3 月做 22-1 年度申報時四份對一次。

用商務中心地址登記的公司，股東或債權人要求查閱名簿的信件，通常會先寄到登記地址。紅點商務中心提供工商借址登記，並整合法律、會計與創業顧問資源，名簿整理、股權調整或過戶有爭議時，可以協助對接律師與會計師。

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